Privacy

In het kader van onze dienstverlening verwerkt Charter Real Estate BV en daaraan gelieerde entiteiten (“CRE”) persoonsgegevens. Deze privacyverklaring heeft CRE opgesteld om u te informeren over hoe CRE met persoonsgegevens omgaat.

 

  1. Bescherming van uw persoonsgegevens

Klanten, leveranciers, relaties en medewerkers hebben er recht op dat CRE zorgvuldig met hun gegevens omgaat. CRE heeft een privacybeleid ontwikkeld dat is afgestemd op (Europese) Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Het privacybeleid van CRE wordt geëffectueerd in overeenkomsten, gedragsregels en (beveiligings)maatregelen.

 

  1. Persoonsgegevens

CRE verkrijgt persoonsgegevens van uzelf dan wel via derden in het kader van onze dienstverlening. CRE gebruikt uitsluitend die persoonsgegevens die voor een goede dienstverlening en bedrijfsvoering noodzakelijk zijn. Voor zover CRE als verwerker optreedt, verwerkt zij de gegevens die zij van de verwerkingsverantwoordelijke ontvangt.

CRE verwerkt over het algemeen de volgende categorieën van persoonsgegevens van de hierna genoemde categorieën betrokkenen:

  • Klanten en leveranciers: NAW-gegevens, contactgegevens zoals e-mailadres, accountgegevens, door klanten/leveranciers verstrekte gegevens, wettelijk vereiste gegevens, etc.
  • Bezoekers van de website: IP-adres, accountgegevens, gedrag op de website, ingevoerde gegevens, etc.
  • Werknemers: NAW-gegevens, Geboortedatum/plaats, geslacht, contactgegevens zoals e-mailadres, pasfoto, BSN-nummer, personeelsnummer, etc.

 Afhankelijk van het doel van de verwerking en de rol van CRE (verwerker / verwerkingsverantwoordelijke) kunnen ook andere gegevens worden verwerkt.

Bijzondere persoonsgegevens

Voor het verzorgen van belastingaangiften en toeslagen, is CRE wettelijk verplicht het BSN-nummer te verwerken. De Wwft (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme) verplicht CRE uw identiteit vast te stellen en een bewijs daarvan te bewaren. Een volledige kopie van het identiteitsbewijs is derhalve noodzakelijk.

 

  1. Doeleinden

CRE verwerkt deze persoonsgegevens voor diverse doeleinden, zoals:

  •     Nakoming van de overeenkomsten met leveranciers en klanten van CRE.
  •     Een goede en efficiënte dienstverlening en bedrijfsvoering.
  •     Het verrichten van administratieve handelingen.
  •     Het onderhouden van contact.
  •     Verbetering van de dienstverlening aan haar klanten.
  •     Facturering.
  •     Het innen van gelden en het nemen van incassomaatregelen.
  •     Marketing.
  •     Nakoming van wettelijke verplichtingen.
  •     Het voeren van geschillen.

 

  1. Grondslagen

CRE gebruikt persoonsgegevens uitsluitend als een van de grondslagen van toepassing is, die in de wet worden genoemd.

CRE verwerkt bepaalde persoonsgegevens om te kunnen voldoen aan een wettelijke verplichting. De is van toepassing op bijvoorbeeld de financiële- en salarisadministratie en de plicht tot meewerken aan fiscale controles. Daarnaast is CRE in de bedrijfsvoering gehouden aan enkele wettelijke plichten, zoals het verifiëren van de identiteit van klanten in het kader van de (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme) Wwft.

Tevens verwerkt CRE persoonsgegevens, omdat CRE of een derde (de klant, leverancier of een andere partij) hier gerechtvaardigde belangen bij heeft. Deze gerechtvaardigde belangen zijn:

  •     Het uitvoeren van de met de klant/leverancier gesloten overeenkomst.
  •     Het op zo efficiënt mogelijke wijze kunnen verlenen van haar dienstverlening.
  •     De verbetering van haar diensten.
  •     Beveiliging en het beheer van haar systemen.

Indien persoonsgegevens worden verwerkt op grond van toestemming, zal toestemming afzonderlijk worden gevraagd.

 

  1. Verstrekking aan derden

In het kader van haar dienstverlening kan CRE persoonsgegevens uitwisselen. CRE kan voor de hiervoor genoemde doeleinden gebruik maken van diensten van derden, zoals de IT-leveranciers van onze systemen, organisaties voor archiefbeheer gespecialiseerde adviseurs en andere dienstverleners. In het kader daarvan worden aan deze derden persoonsgegevens verstrekt. Deze derden mogen uw persoonsgegevens slechts verwerken voor de voornoemde doeleinden.

Tot slot kunnen uw persoonsgegevens verstrekt worden aan derden wanneer CRE aan een wettelijke verplichting moet voldoen. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn bij controle door de Belastingdienst, de FIOD of de AFM.

Als derden noodzakelijkerwijs toegang moeten of kunnen hebben tot uw persoonsgegevens, wordt daar waar nodig een bewerkersovereenkomst gesloten waarin de afspraken worden vastgelegd die een correcte en veilige verwerking en de geheimhouding van uw persoonsgegevens garanderen.

 

  1. Hoe CRE uw gegevens beveiligt

CRE vindt het belangrijk dat uw persoonsgegevens zijn beveiligd tegen verlies of onbevoegde toegang van uw persoonsgegevens. Daarom heeft CRE passende beveiligingsmaatregelen genomen op een niveau dat noodzakelijk is gezien de aard en het volume van de te verwerken persoonsgegevens.

Alle medewerkers van CRE hebben een geheimhoudingsplicht en mogen uitsluitend persoonsgegevens verwerken als zij deze voor hun werk nodig hebben.

 

  1. Inbreuk op de beveiliging

Ondanks alle technische- en organisatorische beveiligingsmaatregelen kan een inbreuk (datalek) nooit volledig worden uitgesloten. CRE heeft een speciaal e-mailadres ingesteld waarop medewerkers en leveranciers incidenten kunnen melden die mogelijk een datalek. Zie punt 10 hieronder voor de contactgegevens

Zoals de wet vereist, wordt een datalek dat ernstige gevolgen voor de betrokkenen kan hebben, gemeld bij de Autoriteit persoonsgegevens en indien vereist bij de perso(o)n(en) wiens persoonsgegevens in het datalek zijn betrokken.

 

  1. Hoe lang CRE uw gegevens bewaart

CRE zal uw persoonsgegevens niet langer verwerken dan noodzakelijk voor de doeleinden die zij in deze privacyverklaring heeft genoemd. Dit betekent dat uw persoonsgegevens bewaard worden zolang zij nodig zijn om de betreffende doelen te bereiken. Bepaalde gegevens moeten langer bewaard worden, omdat CRE zich moet houden aan wettelijke bewaarplichten, zoals de fiscale bewaarplicht.

 

  1. Uw rechten

De privacywetgeving is erop gericht de betrokkene, de persoon van wie de gegevens worden verwerkt, veel controlemogelijkheden te geven. Hieronder worden deze rechten toegelicht.

Informatie

Betrokkenen hebben het recht om geïnformeerd te worden over bestaan en doel van de verwerking vóórdat zijn of haar persoonsgegevens worden verwerkt.

Inzage 

U kunt vragen om inzage als u denkt dat CRE persoonsgegevens van u verwerkt, CRE geeft u dan uitsluitsel over het al dan niet verwerken van uw persoonsgegevens en alle andere informatie over de verwerking(en) waarvoor uw persoonsgegevens worden gebruikt.

Rectificatie of gegevenswissing 

Als na inzage blijkt dat de persoonsgegevens die CRE van u verwerkt niet (volledig) correct zijn, kunt u vragen om rectificatie. Ook kunt u CRE vragen uw gegevens te wissen. CRE zal dit verzoek doorvoeren, behalve wanneer er dwingende, bijvoorbeeld wettelijke belemmeringen zijn om dat te doen. CRE zal u informeren over het al dan niet doorvoeren van een correctie of gegevenswissing.

Beperking en bezwaar 

U heeft altijd het recht om, vanwege uw specifieke situatie, bezwaar te maken tegen de verwerking en CRE te verzoeken de verwerking te beperken of te staken. Als er geen dwingende, bijvoorbeeld wettelijke belemmeringen zijn, zal CRE uw verzoek honoreren. CRE zal haar besluit aan u melden.

Als u van uw rechten gebruik wilt maken, kunt u schriftelijk of per e-mail een verzoek indienen. Zie punt 10 hieronder voor de contactgegevens.

 

  1. Vragen – klachten

Als u een vraag of een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens door CRE, laat dit dan vooral aan ons weten. CRE zal zo snel mogelijk reageren op uw vraag of klacht, maar tenminste binnen vier weken

Contactadres:

Charter Real Estate B.V.

administratie@charterrealestate.nl

Dr Lelykade 22

2583 CM Den Haag

 

Tevens heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de privacytoezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens

CRE kan deze privacy verklaring aanpassen. Nieuwe versies worden altijd op de website gepubliceerd.

 

Wijzigingen privacyverklaring

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 25 mei 2018.